SPIN - HELP

1. SPIN - HELP
   1. SPIN Introductie
   2. Demovideo's
   3. Algemeen gebruik
   4. SPIN beginscherm
   5. Hoe maak je
      1. Een nieuw project: 
      2. Een nieuw contact toevoegen aan het project
      3. Een nieuw document maken (brief / verslag / excel, etc.):
      4. Een bestand importeren in SPIN (ingekomen/uitgegaan):
      5. Een geregistreerd bestand (ingekomen/uitgegaan) kopieren: 
   6.  E-mail <nieuw>
      1. E-mail stroom beheersen en verwerken
      2. E-mail versturen
      3. Links naar gepubliceerde documenten
      4. Bestanden als bijlagen
      5. Ontvangen E-mail
   7. Afdrukken en Publiceren <in bewerking>
      1. Bestanden afdrukken
      2. Publicatie structuur
      3. Publicatiestructuur lanceren
      4. Nieuws / RSS-feeds
      5. Bestanden publiceren
      6. Publiceren Hoe doe je dat ?
      7. Collecties
   8. Foto's <in bewerking>
2. WISHLIST
3. ACTIONLIST
4. HISTORIE

SPIN Introductie

Demovideo's

Algemeen gebruik

• nieuwe regels toegevoegen door <ctrl-N>
• toevoegen regel afbreken <Cancel>  of  <Esc>
• regels wissen door <Shift-Del>
• wijzigen (indien mogelijk)  door <F2>
• wijzigingen invullen in het rechterdeel van het scherm
• na wijzigen afvinken zodat de wijziging verwerkt wordt
• Regels selecteren <erop klikken>
• Meerdere aaneengesloten regels selecteren: <eerste regel selecteren><met SHIFT laatste regel selecteren>
• Meerdere niet aaneengesloten regels selecteren met <Ctrl-klik>

SPIN beginscherm

Hoe maak je

Een nieuw project: 

1. Kies een van de volgende mogelijkheden:
1. In Menu: Bestand <Nieuw Project>
2. In Projectbeheer (Menu Bestand <Projectbeheer>)
   Ctrl-N of rechtermuisknop op grid Nieuw Project
2. Er verschijnt een invulscherm; vul hier in Projectnummer<spatie>Projectomschrijving
   Druk op OK en het nieuwe project wordt aangemaakt
   (nb: Het nieuwe projectnummer moet uniek zijn)
3. Vul daarna overige projectgegevens in (dit kan ook later)

Een nieuw contact toevoegen aan het project

Een nieuw document maken (brief / verslag / excel, etc.):

1. Kies het project 
2. Selecteer topmenu <uitgegaan>
3. Kies een van de volgende mogelijkheden:
1. Ctrl-N (Nieuw Document), kies daarna een documenttype (brief / verslag / excel, etc.)
2. Selecteer de geadresseerde in het linker lijstmenu <Contacten> , <Rechter Muisknop> <Brief>
4. In documenten eigenschappen (menu rechterkolom):
   Projectnummer, datum en projectomschrijving worden automatisch ingevuld
5. Onderwerp (<Betr> invullen)
6. Druk knop <Create> => Het document wordt gemaakt en geopend voor bewerking\

Een bestand importeren in SPIN (ingekomen/uitgegaan):

1. Kies het betreffende project
2. Kies topmenu <ingekomen> of <uitgegaan>
3. Sleep het bestand vanuit de windows verkenner in de drag-drop lijst van SPIN
4. Klik op de geadresseerde/Afzender (naam wordt overgenomen)
5. Kies <Create>
6. Selecteer het bestand de drag-drop lijst
7. Pas de omschrijving aan
8. Kies <Confirm> (het bestand wordt gekopieerd als een SPIN bestand in de map Tekst (uitgaande documenten) of de map Ingekomen (inkomende documenten)
9. Wis zonodig het originele  bestand in de lijst verwerkt <rechter muisknop> <wissen>

Een geregistreerd bestand (ingekomen/uitgegaan) kopieren: 

1. Kies het betreffende project
2. <rechter muisknop> Niew document | Kopie
3. vervolg als bij ongeregisteerd bestand registreren...

 E-mail <nieuw>

E-mail stroom beheersen en verwerken

E-mail versturen

• Aan: geselecteerde contacten
• Bcc:  <Prnr>@mijnbedrijf.nl (als dat bedrijfsmatig geprogrammeerd is)
• Onderwerp: Prnr Projectomschrijving (dit aan te vullen met verdere inhoudsbeschrijving)
• Aanhef uit adressenlijst
• Uw handtekening (als u die heeft in gesteld)

Daarna kunt u toevoegen:

Links naar gepubliceerde documenten

1. Kies het betreffende project
2. Roep de website op van het project waar je de verwijzingen naar wilt maken
3. Selecteer hieruit het stuk waarvan je de links wilt versturen <selecteren> en kopieren met <Ctrl-C>
   
4. Plak deze tekst in de mail
   (de opmaak kunt u in uw mailprogramma zonodig aanpassen)
   

1. Selecteer documenten
2. (sneltoets: Ctrl-M) kies Bijbehorende documenten, Publiceren en Mail Links
   (Als de documenten al gepubliceerd waren kunt u het publiceren afbreken)
   
3. Kopieer de tekst met verwijzingen uit de SPINbrowser en plak deze in de mail

Bestanden als bijlagen

1. Selecteer documenten
2. (sneltoets: Ctrl-M) kies Bijbehorende documenten, Publiceren en Mailen als bijlagen
3. Ga in de tekst van uw mail staan en plak (Ctrl-V) de bijlagen

Ontvangen E-mail

• gehele e-mail importeren:

1. Sleep uit de inbox van uw email programma de mail in de SPINport, 
2. Kies Ingekomen
3. Klik op de knop SPINport
4. Selecteer het Mailbestand
5. Klik de contactpersoon aan in de lijst contacten
6. Klik Import, en pas gegevens aan
7. Kik op Confirm

• Bijlagen van e-mail importeren

1. Sleep de bijlage(n) van uw email programma de mail in de SPINport,
2. vervolg als hierboven

Afdrukken en Publiceren <in bewerking>

Bestanden afdrukken

1. Sla publicatiebestanden (PDF/DWF) op in de map publ 
   onder de systeemnaam <prnr><letter><nummer> zonder de tekst
   (1234i4567__Dit is de toelichting op het bestand.pdf wordt 1234i4567.pdf dit om complicaties bij Web-publicatie te voorkomen)

Publicatie structuur

1. Alvorens aan publiceren te beginnen is het noodzakelijk na te denken over de structuur van de WEB-site:
   Links bevinden zich knoppen voor de hoofdstructuur.
   Onder de hoofdstructuur is een verdere onderverdeling mogelijk
   Bijvoorbeeld de knop verslagen kan verder gespecificeerd worden:
   - verslagen: ontwerpteam | gemeente | bouwteam | enz.
   een voorbeeld staat hier www.innovatie-en-en.nl/test
   Als je de verslagen van het ontwerpteam publiceert kies je bij publicatie als naam verslagen_ontwerpteam.html (exact zoals de indeling heet, in kleine letters)
2. Principe bij publiceren:
   Bestanden worden slechts op 1 plaats op de server gezet. Ieder document komt dus ook maar één keer voor.
   Vanuit de verschillende index bestanden (dat is de lijst die je ziet) wordt naar dat document verwezen.
   Het kan voorkomen dat je naar bestanden verwijst vanuit meerdere lijsten
   (bjvoorbeeld 'begane grond' van de architect: die komt voor in de lijst 'ingekomen_architect' en in de lijst 'vergunningen_bouwaanvraag'. Als je de lijst 'ingekomen_architect' publiceert, wordt ook het bestand 'begane grond' op de server gezet. Je dient dan opnieuw de lijst 'vergunningen_bouwaanvraag' te publiceren omdat ook in dit bestand naar die tekening verwezen wordt.
3. Tijd besparen
   Uit het voorgaande blijkt dat je bij een complexe structuur (waarin vanuit veel verschillende lijsten naar de bestanden verwezen wordt) veel extra werk krijgt doordat je meerdere lijsten moet bijwerken.
   TIP: beperk je in principe tot de lijst 'ingekomen' en 'uitgegaan' en maak andere lijsten alleen voor speciale momenten (mijlpalen) in het proces (bouwaanvraag, afsluiten van een fase etc).
   Een andere manier om de werkzaamheden te beperken is door er voor te zorgen dat het trefwoord in de zoekterm voorkomt bijvoorbeeld fase '(01)' of 'Verslag' of 'Bouwteamvergadering'. Je kunt dan snel op deze zoekterm filteren en publiceren.

Publicatiestructuur lanceren

1. Maak het bestand menu.txt aan in de publicatiemap. Deze structuur kán voor ieder project verschilend zijn, maar handiger is een uniforme structuur.
   Dat bestand ziet er bijvoorbeeld als volgt uit:
   
   Home
   Adressen
   Nieuws
   Ingekomen
   Uitgegaan
   PvE
   Vergunningen
   <tab>sloopvergunning
   <tab>bouwvergunning
   Bestek
   Tekeningen
   <tab>Architect
   <tab>E-adviseur
   <tab>W-adviseur
   Ruimtestaat
   Planning
   Foto
   Overig
   
   (de termen voor de hoofdindeling ligt vast omdat er bij ieder item een knop hoort de subverdeling bestaat uit een woord waarbij eventueel '_' gebruikt kan worden voor een 'spatie' zoals in 'architect_NN')
   Als dit bestand in de publicatiemap/PRNR is opgeslagen kan de structuur gemaakt worden door....<administrator>

Nieuws / RSS-feeds

Bestanden publiceren

Publiceren Hoe doe je dat ?

1. Selecteer bestanden (Spin: uitgegaan of ingekomen)
2. <Rechter muisknop> <files en html>
   Alleen bestanden die aangemert zijn met X (werkbestanden) of met P (publicatiebestanden) worden gepubliceerd.
   Voor het publiceren wordt de bestandsnaam automatisch gestript: alleen de documentnaam NNNN_NNNN.ext blijft over.
   Dit heeft geen invloed op het zoekgedrag van SPIN
3. Naam: geef de naam passend bij de structuur van de WEB-site (bijvoorbeeld verslagen_ontwerpteam.html )
4. Sla het bestand op in de map \httpdocs\<PRNR>
   als het publicatievenster getoond wordt, kun je zonodig bestanden verwijderen die in de linkerlijst klaar staan om gepubliceerd te worden.
   <selecteren> <rechter muisknop> <verwijderen>
   De bestanden zelf worden daarmee niet verwijderd; ze worden alleen niet gepubliceerd.
5. klik op <publiceer>

Collecties

Foto's <in bewerking>

i_view32.exe c:\test.jpg /resize=(0,480) /aspectratio

i_view32.exe P:\<prnr>\foto\*.jpg /resize=(0,480) /aspectratio

Open 'c:\test.jpg' and resize: width= max. 300, height= max. 300, proportional.

WISHLIST

ACTIONLIST

HISTORIE

• Automatisch genereren <rechter muisknop> Wizzard Webmenu: alle gebruikte/voorgeprogrammeerde groepen en thema's worden erin gezet.
• U kunt thema's binnen een groep (ingekomen/uitgegaan/tekeningen) verplaatsen door ze te verslepen
• Binnen een groep  kunt u subgroepen maken: (bijvoorbeeld verslagen) en thema's uit dezelfde groep daaronder slepen
• Thema's die u niet wilt publiceren kunt u wissen (veiliger: dan worden ze nooit gepubliceerd) of uitvinken (voor als het thema wel moet worden aangemaakt, maar later gepubliceerd zal worden)
• U kunt thema's ook later nog toevoegen door het geselecteerde thema in die groep te slepen
• Na het wijzigen van de structuur moet u het het hele project opnieuw publiceren.
• U kunt een gedefineieerde knop in het hoofdmenu maken  en er een  vaste link aan koppelen (bijvoorbeeld: https://<projectsite>/<thema>/<subthema>)
  Een dergelijke knop kan verwijzen naar een thema van externen: zoals de tekeningen van een andere partij. (bijvoorbeeld: https://<architect.connectingprojects.com>/tekeningen/11aa)

• Maak de webstructuur
• Orden deze naar eigen wens
• Sla deze webstructuur op als webmenuaccess.dat
• Publiceer het project.
  (nb: Als u dit project de volgende keer opent,  wordt de bijbehorende webstructuur automatisch ingelezen)