Documenteren en Registreren als Klein Duimpje

Klein Duimpje was een slim mannetje:
Hij deed weinig om zijn spoor vast te leggen, maar het hielp hem wel. Door broodkruimels tijdens zijn reis te laten vallen, kon hij zien waar hij geweest was, en zo de weg terugvinden.

Datzelfde mechanisme gebruikt SPIN: Door in de workflow de mensen op een behulpzame en gedienstige manier te ondersteunen worden documenten ongemerkt gelabeled en geregistreerd. Hierdoor wordt een dataspoor getrokken dat het zoeken op trefwoorden daarna kinderlijk eenvoudig maakt.
Daardoor wordt kennis en ervaring binnen het bedrijf vastgelegd en is het gemakkelijk om intern voort te bouwen op ervaring en kennis van collega’s. Er hoeft niet steeds vanaf nivo nul begonnen te worden en eerdere ervaringen kunnen gemakkelijk nagegaan en toegevoegd worden.  Voor een bedrijf is dat een voordeel bij het inwerken van nieuwe medewerkers: Ook als de eerste pioniers vertrokken zijn: zij bouwen voort op de kennis van hun voorgangers.
Door het vastleggen van het spoor in de werkzaamheden gaan we de patronen zien: Welke activiteiten doen we steeds opnieuw, waar vinden we iedere keer opnieuw het wiel uit?

Een kwaliteitssysteem ligt dan voor het oprapen. In SPIN kun je collecties maken in boomstructuren. Hierin kunnen stappen in een proces geformuleerd worden die daarna gekoppeld kunnen worden aan het “dit beste voorbeeld binnen ons bedrijf”. Iedere keer dat er een beter voorbeeld ontstaan is hoeft alleen de koppeling verlegd te worden. Op deze wijze groeit het kwaliteitssysteem dynamisch, blijft het actueel, is het snel toegankelijk en helpt het de medewerkers om hun dagelijkse klus te klaren.

Zo zie je maar: Een kwaliteitssysteem kan kinderlijk eenvoudig zijn. (en ze leefden nog lang en gelukkig…)